In 10 Schritten zu einer privaten Ordnerstruktur

hilfe bei privaten papierkram
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Eine Anleitung wie du deinen privaten Papierkram in den Griff bekommst

Wer kennt es nicht? Man erhält Post und der Brief landet dann irgendwann ungeordnet in der Schublade oder in einem Karton. Mit der Zeit sammelt sich eine wahre Papierflut, an der viele Menschen dann verzweifeln und resignieren. Wichtige Dokumente können so verloren gehen oder man findet sie nicht auf Anhieb. Hast du auch keine Lust stundenlang nach Dokumenten zu suchen? Dann packen wir jetzt gemeinsam an und bekommen deine Papierkram Chaos in den Griff. Wir schaffen eine private Ordnungsstruktur. Du wirst sehen: es ist ein befreiendes Gefühl!
Brauchst du Unterstützung beim Einsortieren deiner Unterlagen? Dann nimm gerne Kontakt mit mir auf.

Wie bekomme ich Ordnung in meine Unterlagen? Papiere ordnen – wie fange ich an?

1. Plane genügend Zeit ein

Such dir einen Tag aus, an dem du genügend Zeit zum Aufräumen hast und auch richtig motiviert bist, deinen Papierkram mit einer privaten Ordnerstruktur in den Griff zu bekommen.

2. Schaffe genügend Platz

Du brauchst ausreichend Platz, deinen Papierkram zu sortieren. Räume bspw. deinen Schreib- oder Esstisch komplett leer. Alternativ kannst du deinen Papierkram auch auf dem Boden ordnen.
Tipp: Im Zuge dessen kannst du auch gleich deinen Schreibtisch organisieren.

3. Sorge für ausreichend Büromaterial

Besorge dir im Vorfeld genügend Büromaterial, um deinen Papierkram zu sortieren. Für eine private Ordnerstruktur brauchst du: Ordner, Trennlaschen, Locher, Hefter, Büroklammern und für die Beschriftung entweder einen Stift oder ein Beschriftungsgerät.

4. Kategorisiere deinen Papierkram

Beginne mit dem Sortieren, indem du einzelne Dokumente in Kategorien ablegst, d.h. konkret: Bilde bspw. einen Stapel für Versicherungskram, einen Stapel für Dokumente deinen Job betreffend, usw. Nimm dir jeweils ein Dokument aus deiner Schublade oder deiner unsortierten Box und legen das jeweilige Dokument auf den entsprechenden thematischen Stapel. In dieser Phase geht es zunächst nur um eine grobe Einteilung, um dir erst einmal einen Überblick zu verschaffen. D.h. die Aktualität der Dokumente und die genaue Einteilung in bspw. diverse Versicherungsunterlagen ist zu diesem Zeitpunkt erst einmal unerheblich.

5. Sortiere nun einzelne Kategorien

Jetzt geht es ans Eingemachte. Nimm dir jeweils einen Stapel vor und sortiere diesen nach Unterkategorien. Beispiel: Du hast einen Stapel für Versicherung. Sortiere diesen Stapel wiederrum in Unterkategorien, d.h. im konkreten Fall: sortiere nach Versicherungsarten (KFZ-Versicherung, Privathaftpflichtversicherung, Gebäudeversicherung, usw.). Du verstehst jetzt sicherlich, wieso du für ausreichend Platz sorgen sollst 😉.

6. Sortiere nach Beamtensystem

Beamtensystem bedeutet, dass die neuesten Dokumente immer oben und zuerst zu sehen sind. Sortiere jetzt deine Unterkategorien nach ihrer Aktualität, von alt nach neu. Beispiel: du hast einen Stapel mit Dokumenten für deine KFZ-Versicherung. Ordne diese nach Datum, so dass die älteren Dokumente unten sind und die neuesten Dokumente oben.

7. Sortiere aus

Sortiere unnötige und veraltete Dokumente aus. Achte hier auf empfohlene Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen.

private ordnerstruktur

8. Ordne deinen Papierkram ein

Loche alle Dokumente und hefte diese in einem Ordner ab.

9. Kategorisiere deinen Ordner und beschrifte diesen

Lege thematische Ordner ein. Beispiel: ein Ordner für Versicherungskram, ein Ordner mit Jobsachen, usw. Beschrifte den Ordner am Ordnerrücken mit der jeweiligen Kategorie. Beispiel: Versicherungen.

10. Benutze Trennlaschen

Trenne mit einer Trennlasche innerhalb des Ordners die jeweiligen Unterkategorien.
Beispiel: du hast einen Versicherungsordner. Im Ordner trennst du die jeweiligen Versicherungsarten durch Trennlaschen. Beschrifte die Trennlaschen mit der jeweiligen Thematik: z.B. KFZ-Versicherung. Ordne den Ordner alphabetisch oder in der Reihenfolge, die für dich logisch erscheint und mit der dur am besten zurechtkommst.
Tipp: Hast du nicht so viel Papierkram, dass du viele thematische Ordner hast, kannst du dieses System auch auf den einzelnen Ordner anwenden. Du trennst dann die jeweiligen Kategorien mit Trennlaschen in einem Ordner.

Hol dir Hilfe

Du hast versucht, deinen Papierkram zu sortieren. Hast aber trotz Anleitung absolut keine Ahnung, wie du das ordentlich und strukturiert machst? Oder du bist einfach nur gefrustet und hast für diese nervige Tätigkeit absolut keine Zeit? So schwer und langwierig hast du dir das anfangs gar nicht vorgestellt. Dann hol dir Hilfe und nimm Kontakt mit mir auf. Ich unterstütze dich beim Sortieren deiner Unterlagen.

Private Ordnerstruktur

Eine sinnvolle Ordnerstruktur für private Haushalte sieht ungefähr so aus (je nach deiner privaten Situation):

Ausbildung, Beruf und Rente
Wenn nicht alle Dokumente in einen breiten Ordner passen, kannst du auch einzelne Ordner anlegen.
Folgende Dokumente kommen in den Ordner „Ausbildung, Beruf und Rente“: Zeugnisse, Diplome, Zertifikate, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Meldung zur Sozialversicherung, Arbeitszeugnisse, Renteninformation

Versicherungen
Sämtliche Versicherungsunterlagen kommen in den Ordner wie: Hausratversicherung, private Haftpflichtversicherung, Rechtsschutzversicherung, Gebäudeversicherung und sonstige Versicherungsunterlagen

KFZ
Auch wenn du einen separaten Versicherungs-Ordner hast, macht es Sinn, alle Dokumente für dein Fahrzeug in einem Ordner zu halten.
KFZ Unterlagen sind: KFZ-Versicherung, Fahrzeugpapiere wie Fahrzeugbrief, KFZ-Steuer, TÜV und ASU Bericht, ADAC (oder andere Automobilclub) Mitgliedschaften, KFZ Rechnungen wie Kaufvertrag, Reparatur Berechnung und Unfallberichte.

Gesundheit
Hier ordnest du folgende Unterlagen ein: sämtlichen Papierkram von deiner Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arztgutachten, Rechnungen von medizinischen Behandlungen und sonstige Dokumente (z.B. Impfpass).

Wohnen
In den Ordner „Wohnen“ sortierst du folgende Unterlagen: Mietvertrag, Nebenkostenabrechnung, Strom- und Gasabrechnungen, Verträge und Rechnungen von Telefonanbietern (Handy, Festnetz), GEZ Unterlagen (Rundfunkbeitrag), Rechnungen von Elektrogeräten und Wohnungseinrichtung.
Bei Immobilien Eigentümern: Notarielle Kaufverträge, Grundbuchauszug, Teilungserklärung und Protokolle der Eigentümerversammlung (bei Eigentumswohnung), Grundsteuerbescheide, sämtliche Rechnungen zu Reparaturen und Modernisierungen und alle Dokumente, die die Immobilie betreffen.

Finanzamt (Steuern)
Hier gehören Steuerbescheide und sämtliche Kommunikation mit Finanzämtern und Steuerberater hinein.
Wenn es nicht viele Unterlagen sind, kannst du diesen Papierkram auch in den Ordner mit sonstigen persönlichen Dokumenten packen.

Bank
In dem Bank-Ordner kannst du Kontoauszüge aufbewahren sowie sonstige Bankverträge zu deinem Girokonto, Tagesgeld oder Krediten.

• Divers (sonstige persönliche Dokumente)
Hier sortierst du sonstige persönliche Unterlagen ein, z.B.: Geburtsurkunde, Heirats- oder Scheidungsurkunden, Reisepass, Meldebestätigung.

Notfallordner
Es ist ratsam, einen Ordner für Notfälle anzulegen. Was genau hier reingehört, kannst du hier lesen: Notfallordner

Hurra! Du hast den ersten Ordner geschafft. Verfahre so mit den übrigen Stapeln. Die Aufräumaktion ist sehr zeitaufwändig. Du wirst aber sehen: es lohnt sich! Am Ende kannst du stolz auf dich sein, was du geleistet haben!

Wie du nach der Aufräumaktion weiterhin Ordnung halten kannst, erfährst du hier: Tipps Papierkram Ordnung

Hilfe notwendig?

Wenn du keine Zeit hast, deinen Papierkram zu ordnen oder damit überfordert bist, kannst du deine Unterlagen sortieren lassen.

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