Wie du die 5S Methode anwenden kannst, um deinen Papierkram zu sortieren
Die 5S Methode ist eine effektive und bewährte Lean Management-Methode, die aus Japan stammt und ursprünglich in der Fertigungsindustrie entwickelt wurde, um Arbeitsumgebungen effizienter, organisierter und sicherer zu gestalten sowie Prozesse zu optimieren. Die 5S stehen für die folgenden fünf Schritte:
Wie kannst du die 5S Methode auf deinen Papierkram anwenden?
Die 5S Methode ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, Ordnung in dein Papierkram Chaos zu bringen.
1. Sortieren
Der erste Schritt besteht darin, deine Unterlagen zu durchforsten und sich von allem zu trennen, was du nicht mehr brauchst. Trenne dich von alten Rechnungen, Quittungen und anderen Unterlagen, die nicht mehr relevant sind. Beachte allerdings Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen.
Falls du alte Bücher hast, die du nicht mehr brauchst, hast du hier ein paar Tipps, was du tun kannst: Wohin mit alten Büchern
2. Systematisieren
Nachdem Sie du deine Unterlagen sortiert hast, ist es Zeit, sie an einem festen Platz zu organisieren. Dies kann bedeuten, dass du deinen Papierkram in Ordner einsortierst und diesen dann beschriftest und danach in Regale oder Schränke stellst. Nutzt du Ordner, sind Ordnerrücken praktisch zur Beschriftung. Es gibt zahlreiche Ordnerrücken Vorlagen. Du kannst auch Farbcodierungen verwenden, um bestimmte Dokumente oder Themen schnell zu identifizieren. Wichtig ist, dass du dir ein Ordnungssystem schaffst, das auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Ein ordentliches und organisiertes System spart dir Zeit und erleichtert es, produktiver zu arbeiten und Ordnung zu halten. Mit einer organisierten Ordnerstruktur kannst du Unterlagen jederzeit leicht finden, wenn du sie mal brauchst.
Hast du Schwierigkeiten, deinen Papierkram zu sortieren, kannst du vom Papierkram Helfer Ordner sortieren lassen. Du findest aber auch eine praktische Anleitung, die die Schritt für Schritt beim Sortieren anleitet: Ordnerstuktur privat (Anleitung in 10 Schritten)
3. Sauberkeit
Achte auf ein ordentliches und sauberes Büro und einen aufgeräumten und organisierten Schreibtisch. Reinige regelmäßig deinen Arbeitsbereich und entferne Müll und entstaube Arbeits- und Ablageflächen. Bewahre Dokumente nicht in einem unordentlichen Stapel auf, sondern sortiere regelmäßig deinen Papierkram in deine Ordner.
Ein sauberer und ordentlicher Arbeitsplatz hilft, den Geist zu klären und eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen.
4. Standardisierung
Entwickle eigene Standards und Verfahren, um sicherzustellen, dass du deinen Unterlagen immer in der gleichen Art und Weise organisierst.
Lege beispielsweise fest, wie oft du deine Unterlage durchgehst und sortierst. Wenn du deinen Papierkram digitalisierst, achte auf eine digitale Ordnerstruktur und erstelle ein Verfahren zur digitalen Archivierung von Dokumenten. Dies hilft dir, Zeit zu sparen und Chaos zu vermeiden.
Du kannst auch eine Farbkodierung verwenden, um bestimmte Kategorien von Papierkram zu kennzeichnen oder Regeln aufstellen, wie du ein Dokument bennenst.
5. Disziplin
Es ist wichtig, dass du dich an deine festgelegten Standards auch hältst und dein Büro- und Arbeitsbereich sauber und organisiert hältst.
Sei diszipliniert und verantwortungsbewusst. Sorgst du regelmäßig für Ordnung und hältst dich an deine eigenen Regeln, wird dir das Ordnung halten nicht mehr schwer fallen.
Fazit
Durch die Anwendung der 5S Methode auf deinen Papierkram kannst du eine effektivere und ordentlichere Arbeitsumgebung schaffen. Du sparst Zeit, indem du Dokumente schnell und einfach findest. Des weiteren hast du weniger Stress, da du ein System hast, das dir hilft, den Überblick zu behalten. Außerdem kannst du auch Platz sparen, wenn du Dokumente digitalisierst oder entsorgst. So schaffst du einen aufgeräumten Arbeitsplatz, der es dir ermöglicht, sich auf deine Arbeit zu konzentrieren.
Probiere es aus und sehe selbst, wie sich deine Arbeitsweise und dein Arbeitsumfeld verbessern können.
