Digitale Ordnerstruktur für deine papierlose Aufbewahrung
Wie sieht eine optimale digitale Ordnerstruktur aus?
Eine optimale digitale Ordnerstruktur hängt von deinen individuellen Bedürfnissen und Anforderungen ab. In diesem Beitrag gebe ich dir ein paar allgemeine Tipps, die dir helfen können, eine effektive und gut organisierte digitale Ordnerstruktur aufzubauen:
1. Art der Ordnerstruktur
Wofür möchtest du die Ordnerstruktur verwenden? Mach dir als erstes Gedanken, welche Art von Dokumenten du speichern und wie du diese organisieren möchtest. Eine Ordnerstruktur, die für deine private Dokumente geeignet ist, muss nicht zwangsläufig für deinen geschäftlichen Papierkram geeignet sein.
2. Ordnernamen
Verwende übersichtliche und aussagekräftige Ordnernamen. Der Ordnername sollte eindeutig und leicht verständlich sein und den Inhalt des Ordners klar beschreiben.
3. Unterordner
Lege Unterordner an, um Dokumente in kleinere, übersichtlichere Kategorien zu unterteilen. Dies kann dir helfen, deine Dokumente schneller und einfacher zu finden. Beispiel: Du hast einen Ordnernamen „Versicherungen“. Lege dir Unterordner mit der jeweiligen Versicherungsart an, z.B. KFZ-Versicherung, Gebäudeversicherung, etc.
4. Einheitliche Nomenklatur
Verwenden eine einheitliche Nomenklatur für Ordner- und Dokumentennamen, um eine einheitliche Struktur zu gewährleisten. Beispiel: Versicherungsart_Versichungsunternehmen_Datum
5. Regelmäßige Aktualisierung
Überprüfe und aktualisiere regelmäßig deine digitale Ordnerstruktur. So stellst du sicher, dass sie immer aktuell und effektiv ist. Veränderungen in deiner privaten Lebenslage können dazu führen, dass du deine Ordnerstruktur anpassen musst.
6. Regelmäßige Datensicherung
Du solltest deine digitale Ordnerstruktur regelmäßig sichern, um sicherzustellen, dass du deine Dokumente im Falle eines technischen Problems oder einer Beschädigung wiederherstellen kannst.
Brauchst du Hilfe beim Papierkram?
Wenn du keine Zeit hast, deinen Papierkram zu sortieren oder damit überfordert bist, kann ich das gerne für dich übernehmen.
Welche Kategorien sollte deine private digitale Ordnerstruktur haben?
Deine private digitale Ordnerstruktur sollte die Kategorien enthalten, die für dich und deine persönlichen Bedürfnisse und Anforderungen am besten geeignet sind. Hier siehst du jedoch ein paar Kategorien, die für viele Menschen sinnvoll sein können:
- Finanzen: Alle Finanzunterlagen, wo du deine Kontoauszüge aufbewahren kannst, Rechnungen und Steuererklärungen, usw.
- Reisen: Alle Reisedokumente, wie Flug- und Hotelbuchungen, Reiseversicherungen und Reiseführer.
- Familie und Freunde: Alle Dokumente und Fotos, die mit Familie und Freunden verbunden sind.
- Gesundheit: Gesundheitsunterlagen, wie Krankenhausrechnungen, Arztberichte und Krankenversicherungsunterlagen.
- Wohnen: Dokumente, die mit dem Zuhause verbunden sind, z.B. Kaufverträge deiner Immobilien, Mietverträge und Versicherungsunterlagen (Gebäude- und Hausratversicherung)
- Karriere: Berufliche Dokumente, wie Lebensläufe, Zeugnisse und Arbeitsverträge.
- Bildung: Schul- und Universitätsunterlagen, wie Zeugnisse, Abschlussarbeiten und Zertifikate.
- Hobbys und Interessen: Dokumente und Unterlagen, die mit Hobbys und Interessen verbunden sind.
- Rechtliche Unterlagen: Rechtliche Dokumente, wie Testamente, Vollmachten und Gerichtsentscheidungen.
Du kannst diese Kategorien als Idee verwenden. Passe sie an deine individuellen Bedürfnisse an. Es ist wichtig, eine digitale Ordnerstruktur zu haben, die für dich und eine Lebenssituation geeignet ist.
Wenn du neben einer digitalen Ordnerstruktur deinen Papierkram dennoch auch in Papierform ordnen möchtest findest du hier auch sehr gute Anleitung für eine private Ordnerstruktur: In 10 Schritten zu einer privaten Ordnerstruktur
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